Этапы подготовки к свадьбе - от первой встречи до торжества.

Этапы подготовки к свадьбе

Ценности свадебного агентства POLOTNO
Наши ценности
14.03.2021

Этапы подготовки к свадьбе

Этапы подготовки к свадьбе

ЭТАПЫ ПОДГОТОВКИ К СВАДЬБЕ: ОТ ПЕРВОЙ ВСТРЕЧИ ДО МЕРОПРИЯТИЯ.

Встреча пары с агентством

Подготовка к свадьбе начинается со встречи будущих молодоженов со свадебным агентством для того, чтобы пообщаться и принять решение о дальнейшем сотрудничестве. Если в процессе обсуждения обе стороны понимают, что на одной волне, у нас общие ценности, совпадают взгляды о том, что такое красиво, весело, вкусно, то мы переходим к следующему этапу.

Подписание договора

Свадебное агентство заключает с клиентом договор на оказание услуг. У нас есть свой юрист, который сопровождает всю юридическую сторону процесса подготовки к свадьбе.

Этапы подготовки к свадьбе
Этапы подготовки к свадьбе
Этапы подготовки к свадьбе

Заполнение анкеты

Перед началом работы организатору свадеб необходимо хорошо узнать пару: их особенности, характеры, вкусы, желания и предпочтения. Поэтому следующим этапом мы просим клиентов заполнить подробную анкету. Данная анкета также позволяет нам выяснить важную информацию о гостях: взаимоотношения в семье, есть ли особые гости по состоянию здоровья. Например, если среди приглашенных есть бабушка, которая плохо ходит, значит мы не будем рассматривать площадки с большими лестницами и без лифтов.

Создание электронной папки клиента

После заполнения анкеты мы создаем электронную папку, где будет храниться вся информация о процессе подготовки. Это договоры со всеми подрядчиками, чеки, скриншоты, смета, контакты. В будущем там также появится презентация декоратора, сценарий, тайминг и т. д. Кроме того, у молодоженов будет постоянный доступ к файлу с различными рекомендациями от агентства, которые помогут им в подготовке: список свадебных салонов, советы по наполнению вечера, дресс-коду, свету, звуку.

Составление сметы

Получив подробную анкету и выслушав все пожелания пары, агентство составляет смету, оставаясь в рамках комфортного для клиента бюджета.

Этапы подготовки к свадьбе
Этапы подготовки к свадьбе

Подбор площадки

Начинаем мы с подбора площадки: присылаем паре варианты в электронном виде с описанием по условиям, проживанию, парковке и другим важным деталям, плюс  нашими комментариями. Затем мы вместе с парой отправляемся на просмотр нескольких выбранных ими площадок: смотрим, обсуждаем, рассказываем все плюсы и минусы каждой конкретной локации. Наше агентство имеет опыт работы с большинством площадок Москвы и Подмосковья: мы знаем все тонкости, особенности логистики, света, звука, где холодно, где жарко, где медленный персонал, а где нельзя шуметь после 21.

Подбор команды

С командой мы также сначала предлагаем ознакомиться в электронном виде. Учитывая темпераменты жениха и невесты, стилистику и формат мероприятия, мы точно понимаем, какой ведущий им больше подойдет: конферансье или «зажигалка», с каким фотографом им будет комфортнее. После ознакомления мы назначаем встречу пары с командой, выбираем, подписываем договор и вносим предоплату.

Все договоры с командой заключает на себя агентство, кроме договоров с фотографом и видеографом. Они заключаются на саму пару, поскольку молодожёны являются владельцами имущественного права на фото и видео.

Работа с командой

Далее мы начинаем работу с командой. С площадкой согласовываем меню, алкогольную карту, прорабатываем логистику. С техническим специалистом – звук, свет, экран. С декоратором создаем концепцию по декору. С ведущим проговариваем сценарий, придумываем интерактивы.

Работа с парой

С парой мы снимаем ролики, придумываем сюжеты, сюрпризы, подарки. Параллельно занимаемся свадебными образами жениха и невесты. Всегда учитываем платье, аксессуары, прическу, туфли, чтобы все друг друга гармонично дополняло и складывалось в единую концепцию. По желанию пары сопровождаем в салон.

В процессе подготовки мы общаемся с парой настолько плотно, насколько пара этого хочет. Если молодожены желают принимать решения во всех вопросах, мы все решаем вместе. Есть и пары, которые хотят заниматься своими делами, а все вопросы по подготовке свадьбы доверяют агентству. Мы всегда на связи с клиентом посредством мессенджеров, звонков, веб-конференций и личных встреч.

Согласовываем все детали

Залог стильного, гармоничного и спокойного мероприятия – это тщательная подготовка. Например, чтобы подготовить на мероприятие торт, мы решаем более 30 вопросов, каким он будет. Агентство выбирает кондитера, проводит дегустацию вместе с молодоженами, обсуждает внешний вид согласно концепции, а также вес, высоту, диаметр, вкусы каждого яруса, как хранить, как доставлять, на чем подавать, чем разрезать, в какой момент снимать. Так же тщательно мы прорабатываем каждый элемент свадьбы.

Подготовка технической документации

Перед самим мероприятием свадебное агентство готовит всю техническую документацию: технические задания для всех площадки, команды, монтажный план, брифы. Это большой пакет документов, который помогает подрядчикам в день мероприятия организовать все гладко и четко.

Сопровождение пары в день мероприятия

Организатор свадеб сопровождает пару в день мероприятия от начала и до конца. Мы решаем все организационные, координационные, технические вопросы для того, чтобы праздник состоялся, в том числе и форс-мажорные ситуации. В день свадьбы у нас всегда с собой большое количество важных мелочей: отпариватель, накладки на каблуки, ролики для одежды, степлеры, удлинители, пледы и т.д. На свадьбе присутствует отдельный координатор, который помогает жениху и невесте на протяжении всего вечера. Есть менеджер, который занимается работой с подрядчиками, и менеджер, который решает вопросы монтажа, кухни, программы. В День свадьбы в зависимости от масштаба события на площадке присутствует три человека от агентства и более. 

Такая тщательная подготовка к свадьбе гарантирует, что мероприятие пройдет красиво, стильно, спокойно и с улыбкой для всех участников: и для молодоженов, и гостей, и команды, и для самого агентства в том числе.

Этапы подготовки к свадьбе
Этапы подготовки к свадьбе

Если у Вас остались вопросы, позвоните нам.

Мы бесплатно проконсультируем и поможем с площадками и распределением свадебного бюджета.

 +7 (926) 915 1811